Der Kern der Buchhaltung ist die Bilanz. Der Bilanz ist eine Übersicht der Forderungen und Verbindlichkeiten einer Firma, zu einem gewissen Zeitpunkt. Die Bilanzposten sind Sachkonten, oder bei einer komplizierten Buchhaltung: Gruppen von Sachkonten zusammengezählt.
Buchhalten bedeutet: festzulegen wie sich die Forderungen und Verbindlichkeiten verändern. So wird es möglich um nach Verlauf von Zeit, z.B. einem Buchjahr, wieder eine neue Bilanz zu erstellen.
Auf der Bilanz stehen die Forderungen (Besitz) links. Das sind die Soll-Einträge. Rechts befinden sich die Verbindlichkeiten, das ist die Haben-Seite.
Beispiele von Forderungen sind: Objekte, die man besitzt, wie Gebäude und Maschinen, aber auch wortwörtliche Forderungen, gegenüber anderen wie Debitoren oder Banken.
Beispiele von Verbindlichkeiten sind: Bankkredite, Kreditoren, abzuführende Mehrwertsteuer, Steuerfreibetrag zur Alterssicherung und für Vorsorgeaufwendungen (Rücklage als Teil des Eigenkapitals einer Firma, im niederländischen Steuersystem).
Eine Verbindlichkeit besonderer Art ist das Eigenkapital einer Firma. Dabei handelt es sich um eine Schuld der Firma ihrem Eigentümer gegenüber. Weil es eine Schuld ist, steht sie auf der Haben-Seite der Bilanz.
Die Gesamtsumme aller Sollposten der Bilanz muss immer gleich der Gesamtsumme aller Habenposten sein.
Ein Kontoauszug ist im Wesentlichen eine Abschrift aus der Buchhaltung einer Bank. Daraus lässt sich verstehen, warum Soll und Haben auf dem Kontoauszug gerade umgekehrt genutzt werden: was für die Bank eine Forderung ist, also Soll, ist für den Kontoinhaber eine Verbindlichkeit (also Haben). Eine Forderung (Soll, das Plus aus Sicht des Kontoinhabers) ist für die Bank eine Verbindlichkeit (also Haben). Deswegen sind »rote Zahlen« auf dem Kontoauszug Soll, obwohl sie in der eigenen Buchhaltung des Kontoinhabers auf der Haben-Seite stehen. Ein positiver Saldo auf dem Bankkonto ist in der eigenen Buchhaltung Soll.
Gewinn oder Verlust ist eine Änderung des Eigenkapitals. Um ihn feststellen zu können, werden alle Änderungen in den Forderungen und Verbindlichkeiten festgelegt. Das Hauptbuchkonto »Eigenkapital« selbst wird nicht stets abgeändert. Stattdessen gibt es Hilfskonten für das Eigenkapital: Kostenkonten (auch Aufwandkonten oder Aufwandskonten genannt), und Erlöskonten (auch Ertragkonten, Ertragskonten). Solche Konten sind nicht Teil der Bilanz, sondern es finden beim Buchhalten schon Buchungen auf ihnen statt.
Kosten werden Soll gebucht, weil sie letztendlich das Eigenkapital erniedrigen. Das Eigenkapital ist Haben, also dessen Erniedrigung ist Soll.
Erträge (Erlöse) werden Haben gebucht, weil sie letztendlich das Eigenkapital erhöhen. Das Eigenkapital ist Haben, also dessen Erhöhung ist auch Haben.
Der Saldo von Erträgen und Kosten ist der Gewinn. Dieser wird am Ende des Geschäftsjahres sichtbar auf der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (auch Ergebnisrechnung genannt).
Faszinierend ist, dass dieses Buchhaltungssystem gar nicht modern ist, sondern bereits über 500 Jahre alt. Doch liegt es auch heute noch der Finanzbuchhaltung jedes Unternehmens zugrunde. Mehr über die Geschichte der Finanzbuchhaltung entnehmen Sie folgenden Links:
Was in anderen Sprachen (z.B. Englisch, Niederländisch) »debit« und »credit« heißt, wird auf Deutsch als Soll und Haben angedeutet. Auf den ersten Blick ist das merkwürdig, da dasjenige was man besitzt, also was man hat, nicht zur Haben-Seite der Bilanz sondern zur Soll-Seite gehört. Die Erklärung findet man vielleicht in der Bedeutung des lateinischen Wort »credit«: »er hat anvertraut« oder besser »er vertraut an«. Damit in Verbindung gibt es das deutsche Wort »Gläubiger«, mit der Bedeutung »Kreditor«. Kreditoren sind Leute, die glauben, dass sie irgendwann die von ihnen anvertrauten Güter oder Geldmittel wieder zurückerhalten werden.
»Debet« bedeutet »er soll«, d.h., »er soll noch bezahlen«. Das Universalwörterbuch von Duden erklärt »Haben« als Kürzung von »Er soll haben«, was auf erster Blick nur zur Verwirrung beizutragen erscheint.
In den deutschen Wikipedia-Artikeln über Soll und Haben werden die Wörter, verweisend auf eine deutsche Übersetzung des ursprünglichen Buches von Luca Pacioli, erklärt aus den italienischen Ausdrucken »deve dare« (soll geben) und »deve avere« (soll haben). In der deutschen Sprache sei dann später links das Geben weggefallen und rechts das Sollen.
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