Indammen (2)

11 januari 2015

Minder papier

Al eerder schreef ik over het indammen van de papierstroom tussen overheid (in het bijzonder de belastingdienst) en burgers. Een goede ontwikkeling daarin vind ik de berichtenbox van Mijn Overheid.

Is er een bericht, dan krijg je dat gemeld via e-mail. Die e-mail bevat niet het bericht zelf, alleen de aankondiging dat er een bericht is. Omslachtig, maar ik vind het te billijken, want zoals bij de veelgestelde vragen staat:

Elektronische post van de overheid moet gegarandeerd en tijdig worden afgeleverd. E-mail is daarvoor niet betrouwbaar en veilig genoeg.

D.w.z. (mijn mening, niet per se die van de overheid): de aflevering van e-mail is in de praktijk wel erg betrouwbaar, hoewel er inderdaad wat de technische protocollen betreft geen garanties zijn. Een belangrijker punt is de vertrouwelijkheid: overheidsinformatie kan vertrouwelijk zijn en alleen bestemd voor de bestemmeling. Er zijn mogelijkheden om e-mail versleuteld te versturen en op te halen, maar het is lastig te garanderen dat iedereen die in voldoende mate toepast.

Daarom is het beter ervan uit te gaan dat e-mail niet vertrouwelijk is, maar in principe onderweg door onbevoegden onderschept en gelezen zou kunnen worden. Bij informatie die de burger leest op een website die werkt met SSL (te herkennen aan https:// in plaats van http:// in het adres, de URL), is die beveiliging beter geregeld.

Toch nog weer

Wat me steeds weer verbaast, is dat ik elke keer die berichten die ik al gezien heb in de berichtenbox, een tijd later toch nog weer ook per brief krijg! Wat heeft die moderne berichtenbox dan voor zin?

Concreet voorbeeld, nu pas weer: bericht in berichtenbox gedateerd 6 januari (ik lees het vandaag pas, maar dat is mijn laksheid), de waarschuwings-e-mail was ook van die datum, maar gisteren ontving ik toch precies hetzelfde bericht van de belasting per post, gedateerd, niet geheel onverwacht, 6 januari 2015 (tamelijk trage uitvoering en/of postbestelling).

In voornoemde veelgestelde vragen staat over die dubbel verstuurde informatie:

Welke berichten ontvang ik via de Berichtenbox en welke op papier?

Dat verschilt per organisatie. Een organisatie die op de Berichtenbox is aangesloten, verstuurt vaak nog niet alle post via de Berichtenbox, maar een deel ook nog via de gewone post. Ook kan het zijn dat u sommige berichten tijdelijk (bij wijze van gewenning) zowel in uw Berichtenbox als per gewone post ontvangt. Welke berichten u via de Berichtenbox ontvangt (en welke op papier), ziet u door naar "Instellingen" te gaan, te klikken op "Organisaties Berichtenbox", en vervolgens bij de betreffende organisatie te klikken op "Meer info".

Nog een vraag en antwoord dat hiermee te maken heeft:

Ik wil mijn berichten zowel via de Berichtenbox als per gewone post ontvangen.

Als u hebt gekozen voor het ontvangen van berichten via de Berichtenbox, ontvangt u deze berichten in principe niet meer per gewone post. Overheidsorganisaties kunnen er echter voor kiezen om bepaalde berichten tijdelijk (bij wijze van gewenning) ook op papier te blijven sturen.

Kennelijk doet de belastingdienst dat dus standaard: Ún via de berichtenbox Ún op papier.

Ik vind dat geen goede werkwijze. Beter is dat iedereen die zich aanmeldt voor de berichtenbox, de info niet meer op papier ontvangt, tenzij die daar zelf expliciet om vraagt – en die mogelijkheid moet dan wel duidelijk geboden worden. Maar eigenlijk is zelfs dat overbodig, omdat je in de berichtenbox ook zelf de berichten kunt downloaden als PDF, en naar wens opslaan en eventueel uitprinten. Dus het toesturen per post zou net zo goed helemaal gestaakt kunnen worden voor de betreffende burgers.

En wat sturen ze dan?

En wat stuurt die belastingdienst in dit geval dan wel, dat zo vreselijk belangrijk is, dat hij mij als burger er per se langs twee verschillende beveiligde kanalen van moet kond doen?

Het blijkt een definitieve berekening van mijn toeslagen over 2013 – nota bene: dat jaar was dus ruim een jaar geleden al voorbij. Er staat:

Het definitief bedrag is hetzelfde bedrag dat wij bij de eerdere definitieve berekening van uw zorgtoeslag hebben vastgesteld. Daarom hoeft u niets terug te betalen.

Mooi. Twee opmerkingen:

  1. Iets twee keer definitief vaststellen kan niet. Maar goed, bij de eerste definitieve vaststelling wisten ze nog niet dat die niet definitief zou zijn. Konden ze dat voorzien? Weet ik niet.

  2. Er is kennelijk iets vastgesteld (staat ook in de brief) op basis van ontvangen nieuwe informatie, waarvan ik niet weet welke en van wie (interesseert me ook niet). Die informatie en de hernieuwde vaststelling heeft geen consequenties voor mij.

    Wil ik het dan weten? Heb ik er iets aan daarover ingelicht te worden?

    Antwoord: neen.

Zinloze papierverspilling, zinloos werk voor de posterijen, zinloze kosten. De belastingdienst loopt achter. Jammer anno 2015.

Ik hoop dat hier iets aan gedaan kan worden. We gaan het zien en beleven.


Copyright © 2015 R. Harmsen. Alle rechten voorbehouden, all rights reserved.

Kleuren: Neutraal Raar Geen voorkeur Pagina opnieuw laden