Pivot Tables

26 augustus 2019

Een episode uit mijn avonturen met Linux Mint, nadat ik MS Windows definitief de deur uit heb gedaan. Gedoe met mislukkende Creative Updates die ik helemaal niet wil.

Heel tevreden over Linux Mint, maar een knelpunt is dat ik boekhoud­programma MKBoek niet met Wine aan de praat kon krijgen. Er ontbreekt iets dat met COM+ te maken schijnt te hebben, dat Wine niet kan en ook nooit zal kunnen, las ik ergens.

En in LibreOffice Write werken dingen als ‘product left’ en ‘sum above’ niet precies zoals in Microsoft Word. Ik pas dat nogal eens toe voor facturen, voor hulpdocumenten voor het afschrijven van hard- en software, en voor de btw-controle en -afronding. Write kan ook wel rekenen in tabellen, las ik, maar anders. Waarschijnlijk ga ik die dingen voortaan in LibreOffice Calc (tegenhanger van MS Excel) doen.

Eerst MKBoek dus. Gelezen over Vmware Player, gelezen over VirtualBox, dat laatste ook geïnstalleerd, maar bij het punt waar ik daad­werkelijk een virtuele Windows moest gaan installeren weer gaan aarzelen. Is het geen overkill, alleen om één dwarsliggend programma te kunnen draaien? Sowieso de laatste tijd veel geaarzeld en gezwalkt tussen oplossings­richtingen.

Ik zag wat in LibreOffice Base, de tegenhanger van MS Access. Er is ruime documentatie van, handboeken van over de 600 pagina’s, met veel voorbeelden. Toch lukte het me niet om in een dag of zo iets heel simpels ermee draaiend te krijgen. Een boekingentabel en een grootboektabel, dat is eigenlijk al genoeg, zou je zeggen (debiteuren/crediteuren doe ik wel met de hand). Maar het ging niet, ondanks dat ik al zo’n 35 jaar iets van databases denk te begrijpen. Base werkt vaak net even anders dan ik zou verwachten, en dan zoek ik me gek in al die documentatie (die uitgebreid dingen uitlegt die ik allang weet) hoe het dan wél moet en kan.

Het scheelt ook dat Base in de ontwerpfase niet erg flexibel is. Als je later ergens even een veldje tussen wilt zetten, kan dat niet altijd of er zitten hinderlijke restricties aan.

Ik schoot maar steeds niks op en ik begon eergisteren nogal geïrriteerd te raken, wat natuurlijk ook niet goed is voor de leerprocessen. Toen heb ik geprobeerd wat ik anderen altijd afraad: boekhouden in een spreadsheet. LibreOffice Calc.

Aparte sheets voor de tabellen, benoemde Ranges, Vlookup om bijvoorbeeld de grootboekomschrijving er automatisch bij te halen in de boekingen. Sorteren naar een andere tabel, waardoor uit een boekings­tabel spontaan grootboek­kaarten ontstaan. Subtotalen in een om­ge­sorteerde tabel. Of beter nog: Pivot Tables!

Pivot Tables zijn voor mij nu wat Blockchain voor Rianne van Rijbroek is: het antwoord op alles. Hackers breken in bij bank: Pivot Tables! Overheid aangeklaagd wegens rookbeleid: Pivot Tables! Hoe moet het nu verder met de Brexit Backstop? Pivot Tables! Oplopende spanningen door de Handelsoorlogen van Trump: Pivot Tables! Ik kan het niet vaak genoeg zeggen, Pivot Tables.

Oude data bleek op een oude computer (met Windows Vista erop, en een versleten backspacetoets, want ik tik met veel fouten) nog te redden uit MKBoek, door te exporteren als CSV (Comma Separated Values). Uiteraard importeerbaar in LibreOffice Calc.

En zo had ik gistermiddag, eerder dan verwacht, al m’n boekingen tot begin derde kwartaal 2019 weer terug. Grootboek ook gered.

Met als instrumentarium vlookup, sorteren, subtotalen en pivot tables kan ik nu alles maken wat ik hebben wil: proefsaldibalans, balans, verlies- en winstrekening (even een filter zetten op veldje ‘balansrekening j/n’, opgehaald met vlookup), grootboekkaarten, en een balans met V&W gegroepeerd naar rekeninggroep (basis voor de belastingaangifte).

Hoera!