Aan de belastingsdienst gaf ik al eens eerder een gratis consultancyadvies om de kosten van hun papieren correspondentie te beperken. Vandaag weer een: stuur geen twee brieven als één volstaat.
Het probleem bestaat al heel lang, ik herinner het me ook al van 10 of 15 jaar geleden.
Gisteren bezorgde PostNL een “Mededeling” met als ondertitel “Verrekening of terugbetaling” en de tekst:
“Hierbij deel ik u mede, dat de
negatieve aanslag inkomstenbelasting/premie
volksverz. [jaar] nummer [aanslagnummer]
ten bedrage van € [bedrag] als volgt is
verwerkt
€ [bedrag] wordt uitbetaald of verrekend
door de ontvanger Belastingdienst/Lic”
(Dat “Lic” betekent waarschijnlijk Landelijk IncassoCentrum, vertelt Google mij.)
Huh, negatieve aanslag? Ik weet van niks! Maar inderdaad, zoals ik al half en half verwachtte, die aanslag kwam vandaag alsnog. In een aparte blauwe envelop, waarvoor uiteraard de Port betaald ofwel Port Payé is, Pays-Bas (Frans is van oudsher de internationale voertaal van de posterijen).
Vreemd genoeg werd anders dan gisteren deze brief niet bezorgd door PostNL maar door Sandd!
De oorzaak is op te maken uit de afzender: de mededeling over de uitbetaling of verrekening komt van een centrale afdeling in Apeldoorn, de aanslag van het regionale belastingkantoor van de belastingplichtige. Kennelijk hebben die elk de vrijheid hun eigen postbezorgdienst te kiezen.
Achterop de aanslag staan de gebruikelijke ingewikkelde berekeningen, en voorop begint het, heel duidelijk, met de samenvatting:
“Te ontvangen of te verrekenen
€ [bedrag]
Over de betaling van dit bedrag neemt uw belastingkantoor
contact met u op.”
Ten eerste: dat klopt niet want deze brief komt van mijn belastingkantoor. Het is de centrale uitbetalings- en incasseerclub die contact zal opnemen. Al genomen heeft, bleek, in dit geval.
Ten tweede: er staat al “Te ontvangen of te verrekenen”, dus er hoeft helemaal niemand meer contact op te nemen om nogmaals het triviale mede te delen, namelijk dat er verrekend (met een eventuele nog onbetaalde eerdere aanslag) of uitbetaald (door storting op de bekende bankrekening) zal worden.
Simpele besparingen. Maar daarvoor moet er overlegd en gecoördineerd worden tussen autonome afdelingen van dezelfde dienst. Moeilijk, maar het kan.
Het gaat maar om een paar dubbeltjes, maar deze brieven worden natuurlijk massaal verstuurd naar half Nederland. Papieren mededelingen zo veel mogelijk beperken levert dus wel degelijk een besparing op die in de papieren loopt. Andere papieren.
Zie ook Indammen van 22 oktober 2013.
Zie ook Papierloos bankieren van 11 januari 2015.
Copyright ©2014 van R. Harmsen. Alle rechten voorbehouden, all rights reserved